Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El presente documento establece la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de ePartner Commerce S.A.S. (en adelante "ePartner", "la Empresa", "nosotros" o "nuestro"), sociedad legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.488.584-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, teléfono de contacto +1 (754) 219-8756 y correos electrónicos de contacto info@epartner-la.com y privacidad@epartner-la.com.

ePartner actúa como Responsable del Tratamiento de la información personal recolectada a través del sitio web oficial https://epartner-la.com, sus subdominios, formularios de diagnóstico y contacto, así como a través de sus canales telemáticos oficiales en la plataforma WhatsApp Business y servicios asociados de mensajería interactiva operados mediante la infraestructura de Meta Platforms Inc. / Meta Platforms Ireland Ltd..

2. Marco Jurídico Aplicable

Esta Política se rige rigurosamente por el ordenamiento legal colombiano en materia de protección de datos personales, garantías constitucionales de Habeas Data y comercio electrónico:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Derecho fundamental al Habeas Data, intimidad y buen nombre.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en el territorio nacional.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25): Reglamentación sobre recolección, autorización, deberes de los responsables y encargados del tratamiento.
• Circulares y Resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): En particular Circular Externa 002 de 2015 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor): Normas de comercio electrónico, protección al usuario, información clara y veraz.
• Ley 527 de 1999: Acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
• Políticas y Acuerdos de Meta Platforms: Meta Developer Platform Terms, WhatsApp Business Terms of Service y WhatsApp Business Messaging Policy.

3. Capítulo Especial: Bot Comercial con Inteligencia Artificial para WhatsApp

3.1 Consentimiento Expreso (Opt-in)

De conformidad con las políticas de mensajería de WhatsApp y el Régimen de Protección de Datos de Colombia, la interacción con el bot se fundamenta en el consentimiento previo, voluntario e inequívoco del usuario. El consentimiento se perfecciona cuando:

• El usuario inicia deliberadamente una conversación enviando un mensaje directo a nuestra línea de WhatsApp verificada (+1 (754) 219-8756 o líneas de comercios operadas por ePartner).
• El usuario hace clic en botones web oficiales como "Hablar por WhatsApp", "Chatear con un Asesor" o widgets interactivos en nuestro sitio.
• El usuario marca la casilla de verificación en formularios digitales autorizando expresamente el contacto por WhatsApp.

3.2 Revocatoria Inmediata y Desuscripción (Opt-out Universal)

Cualquier usuario tiene el derecho incondicional de revocar su autorización y detener las interrupciones o mensajes del bot de manera automática y sin costo alguno. Para ello, el usuario solo debe escribir en el chat de WhatsApp cualquiera de las siguientes palabras clave universales:

SALIR CANCELAR STOP BAJA

Al recibir cualquiera de estos comandos, el sistema desactiva de inmediato el envío de mensajes proactivos y bloquea nuevas comunicaciones automatizadas hacia esa línea telefónica, confirmando la desuscripción al usuario.

3.3 Escalabilidad y Traspaso a Agentes Humanos

El bot de ePartner está programado con mecanismos de supervisión humana (Human-in-the-loop). En cualquier instante de la interacción, el usuario puede solicitar comunicarse con una persona real escribiendo:

HUMANO ASESOR AGENTE

El sistema transferirá de inmediato el caso a un asesor comercial o técnico del equipo de ePartner dentro de los horarios laborales habituales.

4. Datos Personales Recopilados

ePartner recopila únicamente los datos personales pertinentes y estrictamente necesarios para cumplir las finalidades comerciales y de servicio descritas en esta política:

5. Finalidad del Tratamiento de los Datos

Los datos personales tratados por ePartner se destinan exclusivamente a:

1. Prestación y Operación del Servicio: Atender requerimientos de información, soporte técnico en plataformas de comercio electrónico (VTEX IO, Shopify Plus, Adobe Commerce), consultoría tecnológica e integración de pasarelas de pago.
2. Interacción Automatizada con Asistentes Inteligentes: Procesar las consultas enviadas al Bot de WhatsApp mediante modelos de procesamiento de lenguaje natural (NLP) para brindar respuestas inmediatas sobre catálogos, servicios, plazos y costos.
3. Gestión Comercial y Cotizaciones: Generar propuestas de servicio personalizadas, coordinar demostraciones técnicas y formalizar acuerdos contractuales.
4. Envío de Enlaces de Pago Seguros: Facilitar al usuario la recepción de hipervínculos hacia pasarelas de pago certificadas (PCI-DSS) para la adquisición de suscripciones, productos o servicios.
5. Mejora Continua y Auditoría de Calidad: Analizar transcripciones anónimas de conversaciones para optimizar la precisión de las respuestas del asistente y detectar incidencias técnicas.
6. Cumplimiento Legal y Tributario: Expedir facturación electrónica conforme a las normas de la DIAN en Colombia y responder requerimientos legítimos de autoridades administrativas o judiciales.

6. Uso de Inteligencia Artificial (IA) y Modelos de Lenguaje

En cumplimiento de los principios de transparencia algorítmica y buenas prácticas de protección de datos:

• Naturaleza de las Respuestas: El usuario reconoce y acepta que las respuestas iniciales en el chat de WhatsApp son elaboradas por algoritmos de Inteligencia Artificial (Modelos de Lenguaje / LLM) diseñados para interpretar intenciones de búsqueda y documentación de soporte.
• No Entrenamiento con Datos Privados: ePartner no utiliza la información personal identificable, los números telefónicos ni las conversaciones de los usuarios para entrenar modelos públicos de Inteligencia Artificial sin consentimiento expreso y previo proceso de anonimización irreversible.
• Proveedores de Inferencia de IA: El procesamiento de texto para el bot se realiza mediante APIs empresariales cerradas bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos (DPA), en cumplimiento de estándares de seguridad ISO/IEC 27001 y SOC 2.

7. Terceros Proveedores y Transferencias Internacionales

ePartner no comercializa, no arrienda ni vende bases de datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia. Para la correcta operación técnica, ePartner comparte datos con los siguientes encargados tecnológicos indispensables:

• Meta Platforms Inc. / Meta Platforms Ireland Ltd. (Estados Unidos / Irlanda): Proveedor de la plataforma WhatsApp Business Cloud API y Graph API, necesaria para la transmisión cifrada de los mensajes del bot.
• Vercel Inc. (Estados Unidos): Proveedor de infraestructura en la nube, alojamiento web seguro y funciones de cómputo serverless con cifrado TLS 1.3.
• Pasarelas de Pago Autorizadas (Colombia / LATAM): Como Wompi (Bancolombia), PayU, Bold, Mercado Pago o pasarelas nativas de VTEX. Aclaración fundamental: ePartner y el bot de WhatsApp NO almacenan números completos de tarjetas de crédito, fechas de expiración ni códigos de seguridad CVV/CVC. Todas las transacciones se realizan directamente en los entornos encriptados y certificados PCI-DSS de la respectiva pasarela de pagos.
• Sistemas CRM y Correo Corporativo: Google Workspace y bases de datos seguras destinadas a la gestión de leads comerciales.

Al aceptar esta política y comunicarse con nuestros canales, el usuario autoriza la transmisión internacional de datos requerida para el funcionamiento de estas infraestructuras en la nube, las cuales cuentan con niveles adecuados de protección conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

8. Medidas de Seguridad y Retención de Datos

ePartner implementa medidas técnicas, humanas y administrativas de primer nivel para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Cifrado en Tránsito y Reposo: Toda comunicación web se transmite mediante HTTPS con certificados TLS modernos. Los mensajes de WhatsApp circulan por canales seguros provistos por la API de Meta.
• Control de Acceso Basado en Roles (RBAC): Solo personal autorizado y debidamente capacitado en acuerdos de confidencialidad tiene acceso a las consolas de gestión de leads.
• Periodo de Conservación: Los datos de contacto y registros de conversación en WhatsApp se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para atender la relación comercial o durante los plazos fiscales exigidos por la ley colombiana (mínimo 5 años para registros contables y contractuales). Transcurrido este periodo, o ante una solicitud legítima de supresión, los datos son eliminados o anonimizados de forma segura.

9. Derechos de los Titulares de los Datos (Derechos ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted, como titular de los datos personales, cuenta con los siguientes derechos inalienables:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ePartner o los encargados del tratamiento, en caso de datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informado por ePartner, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, una vez agotado el trámite directo de consulta o reclamo ante ePartner.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Instrucciones para la Eliminación de Datos de Usuario (Cumplimiento Meta / WhatsApp)

Opción A: Eliminación Inmediata a través del Chat de WhatsApp

1. Abra el chat oficial con el bot de ePartner en su aplicación de WhatsApp.
2. Envíe un mensaje con la frase exacta: ELIMINAR MIS DATOS o BORRAR DATOS.
3. El sistema procesará su solicitud de forma automatizada, purgará de la base operativa su identificador telefónico y le responderá con un mensaje de confirmación de desuscripción y eliminación.

Opción B: Solicitud Formal por Correo Electrónico (Habeas Data)

1. Redacte un correo electrónico dirigido a: privacidad@epartner-la.com con copia a info@epartner-la.com.
2. Asunto del mensaje: Solicitud de Supresión de Datos Personales - WhatsApp / Web.
3. Indique en el cuerpo del correo:
   • Nombre completo del titular.
   • Número de teléfono celular asociado a la cuenta de WhatsApp (con código de país, ej. +57...).
   • Correo electrónico desde el cual completó formularios (si aplica).
   • Manifestación clara de su deseo de suprimir sus datos personales y registros de conversación.
4. Nuestro Oficial de Protección de Datos acusará recibo en un plazo no superior a dos (2) días hábiles y procederá con la eliminación técnica de la información en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, emitiendo el certificado correspondiente.

También puedes consultar nuestra página dedicada con guía paso a paso en: Instrucciones de Eliminación de Datos →

11. Canales y Procedimientos para el Ejercicio de Derechos (Consultas y Reclamos)

Conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, el procedimiento para tramitar consultas y reclamos sobre datos personales es el siguiente:

• Consultas (Acceso a la información): Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Corrección, actualización o supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

12. Vigencia y Modificaciones de la Política

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 21 de septiembre de 2026.

ePartner se reserva el derecho de actualizar o modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas en Colombia, resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), evoluciones técnicas en los algoritmos del bot o nuevas políticas para desarrolladores de Meta / WhatsApp.

Cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento o en la identificación de los responsables será notificado oportunamente a través de nuestro sitio web oficial o mediante un aviso informativo en el canal oficial de WhatsApp antes de su entrada en vigencia.